Sascha Böhm - Mein Wechsel von Microsoft Teams zu Nextcloud: Warum ich die Kontrolle zurückgewann

Microsoft Teams ist zweifellos ein mächtiges Werkzeug für die Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen. Es ist tief in das Microsoft 365-Ökosystem integriert und bietet Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und vieles mehr. Auch ich habe Teams eine Zeit lang genutzt. Doch nach und nach wuchs in mir das Bedürfnis nach mehr Kontrolle, Flexibilität und Datenschutz – Gründe, die mich schließlich zu einem Wechsel zu Nextcloud bewegten.

Warum also dieser Schritt weg von einem Branchenriesen hin zu einer Open-Source-Alternative? Hier sind meine Hauptgründe:

1. Digitale Souveränität und Datenkontrolle:

Das war für mich der entscheidendste Punkt. Bei Microsoft Teams liegen meine Daten – Chats, Dateien, Aufzeichnungen – auf den Servern von Microsoft. Auch wenn Microsoft hohe Sicherheitsstandards verspricht, bleibt die Tatsache: Ich habe keine volle Kontrolle darüber, wo genau meine Daten gespeichert sind, wer potenziell Zugriff hat (Stichwort CLOUD Act) und was damit langfristig geschieht.

Mit Nextcloud habe ich die Wahl: Ich kann es auf meinem eigenen Server (z.B. zu Hause, im Büro oder bei einem vertrauenswürdigen lokalen Hoster) installieren. Das bedeutet: Meine Daten bleiben bei mir. Ich entscheide über den Speicherort, die Zugriffsrechte und die Sicherheitsmaßnahmen. Diese digitale Souveränität gibt mir ein enormes Maß an Sicherheit und Vertrauen zurück.

2. Open Source und Transparenz:

Nextcloud ist Open Source. Der Quellcode ist frei einsehbar. Das schafft nicht nur Vertrauen, weil unabhängige Experten den Code prüfen können, sondern fördert auch eine aktive Community, die zur Weiterentwicklung und Sicherheit beiträgt. Im Gegensatz dazu ist Teams eine proprietäre "Black Box". Ich muss darauf vertrauen, was der Hersteller sagt, ohne es selbst überprüfen zu können. Die Offenheit von Nextcloud verhindert zudem einen Vendor-Lock-in – ich bin nicht an einen Anbieter gebunden.

3. Flexibilität und Anpassbarkeit:

Teams ist stark auf seine Kernfunktionen fokussiert und in das M365-Paket eingebunden. Nextcloud hingegen ist modular aufgebaut. Die Kernfunktion ist eine hervorragende Dateisynchronisation und -freigabe (ähnlich wie OneDrive/SharePoint), aber durch unzählige Apps lässt sich der Funktionsumfang massiv erweitern:

1. Nextcloud Talk: Bietet Chat, Video- und Audioanrufe – ein direkter Ersatz für die Kernfunktionen von Teams-Kommunikation.
2. Nextcloud Groupware: Mit Kalender, Kontakten und E-Mail-Integration (ersetzt Teile von Outlook/Exchange).
3. Nextcloud Deck: Ein Kanban-Board für Projektmanagement (ähnlich Planner/Trello).
4. Collabora Online / OnlyOffice: Ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten direkt im Browser (ähnlich Office Online).
5. Und viele weitere Apps für Umfragen, Notizen, Passwörter, Mindmaps etc.

Diese Modularität erlaubt es mir, genau die Werkzeuge zu installieren, die ich brauche, und meine eigene, maßgeschneiderte Kollaborationsplattform zu schaffen, statt ein möglicherweise überladenes Paket nutzen zu müssen.

4. Kostenstruktur:

Während Teams oft im Rahmen eines Microsoft 365-Abonnements genutzt wird, was laufende Lizenzkosten pro Benutzer bedeutet, ist die Nextcloud-Software selbst kostenlos. Kosten entstehen natürlich für das Hosting (Server, Strom, Wartung, Domain) oder wenn man sich für einen Managed Nextcloud Provider entscheidet. Je nach Szenario und Nutzerzahl kann Nextcloud aber auf Dauer kostengünstiger sein, insbesondere wenn man die Hardware bereits besitzt oder günstige Hosting-Optionen findet und keine Lizenzen pro Nutzer zahlen muss.

5. Eine Plattform statt vieler Insellösungen:

Paradoxerweise führte Teams bei mir manchmal dazu, zusätzliche Tools zu benötigen, weil bestimmte Aspekte (z.B. komplexere Dateiverwaltung abseits von Projektkanälen) nicht ideal abgedeckt waren. Nextcloud hingegen kann durch seine Apps mehrere Dienste unter einer Haube vereinen: Dateiverwaltung, Kommunikation, Organisation, Projektmanagement. Alles ist an einem Ort, mit einer Anmeldung und einer konsistenten Datenbasis.

Herausforderungen beim Wechsel?

Natürlich ist nicht alles nur Sonnenschein. Der Wechsel erfordert eine Umstellung. Wer Nextcloud selbst hostet, braucht technisches Know-how für Installation, Konfiguration und Wartung (Updates, Backups). Auch die Benutzer müssen sich an eine neue Oberfläche gewöhnen. Die Performance hängt stark von der eingesetzten Hardware und Konfiguration ab. Features wie die nahtlose Integration in das Windows-Desktop-Erlebnis sind bei Teams (naturgemäß) stärker ausgeprägt.

Fazit:

Der Wechsel von Microsoft Teams zu Nextcloud war für mich ein Schritt hin zu mehr Freiheit, Kontrolle und Datenschutz. Die Möglichkeit, meine Daten selbst zu verwalten, die Flexibilität des Open-Source-Ansatzes und die Anpassbarkeit durch Apps überwiegen für mich klar die Bequemlichkeit der tiefen Integration in das Microsoft-Ökosystem. Teams ist ein gutes Produkt für viele Szenarien, aber wer Wert auf digitale Souveränität und eine maßgeschneiderte Lösung legt, findet in Nextcloud eine unglaublich mächtige und überzeugende Alternative. Ich habe die Kontrolle über meine digitale Zusammenarbeit zurückgewonnen – und das fühlt sich richtig gut an.