Vor ein paar Tagen habe ich hier beschrieben, wie ich mit Open WebUI einen eigenen KI-Arbeitsplatz aufgebaut habe. Seitdem ist einiges dazugekommen: ein Sprachassistent, eine Auswertung meiner Kontoumsätze, saubere PDF-Dokumentation, eine Ablage für gescannte Post und ein Fotostudio. Hier zeige ich, was neu ist und wie es im Alltag aussieht.
Wer den ersten Teil noch nicht kennt: [Mein KI-Arbeitsplatz: Open WebUI auf dem eigenen Server]. Dort geht es um die Grundlagen, also Mail, Kalender, Protokolle und Rechnungen.
## ARGUS: der Arbeitsplatz hört zu
Die größte Neuerung ist ARGUS, ein Sprachassistent im Stil eines Bordcomputers. Ich frage, ARGUS antwortet: „Was steht morgen an?“, „Sind neue Rechnungen gekommen?“, „Wie ist das OT-Lagebild?“ oder „Was ging diesen Monat vom Geschäftskonto ab?“
Dahinter arbeiten dieselben Werkzeuge wie im Chat. ARGUS kann Termine und Aufgaben anlegen, Rechnungen aus dem Postfach ablegen, Scans sortieren und in den abgelegten Dokumenten suchen. Alles, was etwas verändert, wiederholt er vorher und führt es erst nach einem „Ja“ aus. Löschen kann er nichts.
Ein paar Details, die im Alltag viel ausmachen:
– **Beim Öffnen** begrüßt er mich mit dem Tagesüberblick: Termine, fällige Aufgaben, neue Mails.
– **Links** zeigt er anklickbar auf dem Bildschirm an, statt Adressen vorzulesen.
– **Termine und Aufgaben** aktualisieren sich im Hintergrund, auch wenn ich sie am Handy oder im Kalender ändere.
– **Auf dem Handy** lässt sich ARGUS als eigene App auf den Startbildschirm legen.
Die Spracherkennung läuft auf meinem eigenen Server, die Aufnahme verlässt ihn nicht. Für die Stimme kann ich wählen: eine lokale Stimme auf dem Server oder eine natürlichere Stimme von Google Cloud über den EU-Standort.
## Finanz-Analyst: Kontoumsätze verstehen
Den Kontoauszug im Online-Banking als CSV exportieren, in einen Ordner legen, fertig. Der Finanz-Analyst liest die Umsätze ein, erkennt doppelte Buchungen und ordnet jede Zahlung einer Kategorie zu: Lebensmittel, Auto, Versicherungen, Software, Steuerberatung und so weiter.
Privat- und Geschäftskonto werden dabei immer getrennt ausgewertet. Das war mir wichtig, und es ist fest eingebaut, nicht nur eine Bitte an das Modell.
Spannend wurde es bei unklaren Buchungen. Aus „Kalchreuther Filiale“ oder einem Kartenzahlungstext geht nicht immer hervor, was dahintersteckt. Hier recherchiert der Assistent: erst im Kartenmaterial von OpenStreetMap, bei Bedarf mit einer Websuche. Dabei gehen nur Händlername und Verwendungszweck hinaus, nie Beträge oder Kontonummern. Was er gelernt hat, merkt er sich als Regel.
Heraus kommen Auswertungen als PDF: eine Jahrestabelle im Querformat, die festen monatlichen und vierteljährlichen Belastungen, die individuellen Ausgaben und ein Monatsbericht, der sich jeden Monat automatisch erstellt. Weil ich mir nicht alle Befehle merken kann, gibt es eine eingebaute Hilfe mit fertigen Kurzbefehlen.
Die Buchungen selbst liegen in einer Datenbank auf meinem Server, nicht bei einem Finanz-App-Anbieter.
## Doku-Designer: aus Notizen wird ein Dokument
Als Entwickler schreibe ich Dokumentation in Markdown, also als einfache Textdatei. Kunden erwarten aber ein ordentliches Dokument. Der Doku-Designer macht aus der Textdatei ein PDF mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen und Hinweiskästen, immer im gleichen Design.
Er erkennt selbst, ob es eine Anleitung, ein Wartungshandbuch oder eine technische Dokumentation ist, und legt das PDF in Google Drive in einer festen Ordnerstruktur ab: Projekt, dann Dokumenttyp. Die PDF-Erzeugung läuft über Stirling PDF, ebenfalls auf eigener Hardware.
## Scan-Eingang: Papierpost ablegen
Mein Scanner legt Briefe als PDF in einen Ordner in Google Drive. Bisher hießen die Dateien nach Datum und Uhrzeit, und niemand wusste, was drin ist. Jetzt liest der Büro-Assistent alle neuen Scans, schlägt für jeden einen Namen und einen Ordner vor (Behörden und Steuern, Versicherungen, Verträge, Rechnungen …) und legt nach meiner Bestätigung alle auf einmal ab.
Rechnungen landen dabei zusätzlich in der Rechnungsübersicht, und alle Dokumente werden durchsuchbar. Die Frage „Was stand im letzten Steuerbescheid?“ ist damit eine Sache von Sekunden.
## Foto-Studio: Bilder für Social Media
Für Beiträge brauche ich immer wieder ansprechende Bilder. Im Foto-Studio hänge ich ein Foto an und tippe einen Kurzbefehl: `/proshot` für ein Produktfoto, `/newbg` für einen neuen Hintergrund, `/droneview` für eine Ansicht von oben. Rund 25 solcher Befehle sind hinterlegt, jeder mit einer ausgearbeiteten Anweisung für das Bildmodell.
Bearbeitet wird mit Gemini über Google Cloud im EU-Rechenzentrum. Die Fotos landen dabei nicht in einer Foto-App oder Galerie eines Anbieters, sondern bleiben in meinem Arbeitsplatz.
## Was ich dazugelernt habe
**Alles an einem Ort.** Jede neue Funktion ist ein Werkzeug oder Assistent in Open WebUI, ohne externe Workflow-Plattform dazwischen. Das macht Änderungen einfach: Ein Werkzeug, das der Büro-Assistent nutzt, steht sofort auch ARGUS zur Verfügung.
**Zahlen gehören nicht ins Sprachmodell.** Beim Finanz-Analysten hat das Modell anfangs Tabellen selbst abgetippt, mit den üblichen Fehlern. Jetzt rechnet und formatiert das Werkzeug, das Modell wählt nur aus, was gebraucht wird. Das ist die gleiche Lehre wie bei den Rechnungen, nur deutlicher.
**Sprache verändert die Bedienung.** Antworten müssen kurz sein, Links gehören auf den Bildschirm, nicht in die Ohren, und ein „Ja“ vor jeder Änderung ist Pflicht. Die Technik dahinter ist dieselbe, die Regeln sind andere.
**Die Kosten bleiben überschaubar.** Abgerechnet wird weiterhin nach Verbrauch. Auch mit den neuen Funktionen liegt ein Arbeitsplatz wie meiner bei wenigen Euro im Monat. Nur die Bildbearbeitung und die Google-Stimme kosten spürbar mehr pro Anfrage, und beides nutze ich gezielt.
## Fazit
Aus einem Chat mit ein paar Anbindungen ist in wenigen Wochen ein Arbeitsplatz geworden, der Post, Finanzen, Dokumentation und Termine abdeckt und sich per Sprache bedienen lässt. Die Grundidee ist dieselbe geblieben: eigene Daten, eigene Regeln, eigener Server.
*Sie möchten einen KI-Arbeitsplatz, der zu Ihren Abläufen passt, ob mit Buchhaltung, Dokumentation, eigenem ERP oder Sprachsteuerung? Sprechen Sie mich gerne an. Ich zeige Ihnen, wie das in der Praxis aussieht.*