Egal ob bei einem Unternehmen mit 50 oder 500 Mitarbeitern: Wenn ein neuer Kollege startet oder jemand das Unternehmen verlässt, beginnt in vielen Betrieben das große Suchen. IT richtet „irgendwie“ den Laptop ein, HR schickt „irgendwann“ den Vertrag, und der Teamleiter erfährt „irgendwann“ von der Einarbeitung.
🎯 Beim Offboarding wird es dann oft richtig kritisch:
Zugänge bleiben offen, Übergaben werden vergessen, und der Prozess gerät in Vergessenheit.
Das Problem ist nicht die Größe des Unternehmens, sondern das Fehlen eines digitalen Prozesses.
Ich habe mir deshalb für meine Projekte einen eigenen „OB Manager“ gebaut. Mein Ziel: Ein Onboarding/Offboarding, das nicht im ERP-Silo verstaubt, sondern die Aufgaben genau dorthin schickt, wo das Team jeden Tag arbeitet.
💡 Wie der OB Manager das Chaos beendet:
1️⃣ Vorlagen-Logik (Unternehmensübergreifend):
Egal ob in der Hauptgesellschaft, einer Tochterfirma oder an einem neuen Standort – das System stellt sicher, dass jede Abteilung exakt die Aufgaben erhält, die für ihren Bereich definiert sind. Ob IT-Setup, Fuhrparkverwaltung oder HR-Vertrag: Die Rollen und Verantwortlichkeiten sind über die gesamte Unternehmensgruppe hinweg standardisiert, sodass jeder jederzeit weiß, was zu tun ist.
2️⃣ Kanal-Routing:
Ein Klick auf „An Teams senden“ verteilt die Aufgaben automatisch per Adaptive Card in die richtigen Teams-Kanäle.
3️⃣ SharePoint-Brücke:
Alle Aufgaben landen zeitgleich in einer zentralen Liste. So sehen auch Kollegen ohne ERP-Zugang sofort, was ansteht.
4️⃣ Dashboard-Kontrolle:
Du siehst in Echtzeit, in welcher Phase sich der Prozess befindet. Keine Zettelwirtschaft, kein E-Mail-Ping-Pong.
🚀 Warum „Smarte Satelliten“ besser sind:
Wir brauchen keine separaten, teuren HR-Suiten, die wieder nur ein neues Daten-Silo aufmachen.
Wir brauchen Lösungen, die sich nahtlos an bestehende Systeme andocken, Prozesse standardisieren und den manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren.
⚠️ Besonders beim Offboarding zeigt sich die Qualität einer Prozess-Struktur. Lückenhafte Dokumentationen sorgen oft für vermeidbaren Mehraufwand bei den Kollegen, die vor Ort die Aufgaben weiterführen. Das Ziel sollte sein, dass der Prozess so sauber steht, dass niemand – egal von wo er arbeitet – unnötige Last auf das Team vor Ort ablädt.
🤫 Echte Optimierung beginnt genau dort.