Der Kunde kam mit einem Lastenheft, das er mit KI geschrieben hatte

Ein Erstgespräch läuft normalerweise so: Der Kunde erzählt, ich frage nach, wir kreisen zwei Stunden um das Thema, und danach schreibe ich auf, was ich verstanden habe. Diese Woche war es anders. Der Geschäftsführer eines Fachhandelsbetriebs (Verkauf, Wartungsverträge, technischer Außendienst, knapp unter 50 Leute) hatte vorher meinen KI-Arbeitsplatz gesehen. Dann hat er sich hingesetzt und mit seiner eigenen KI ein zwölfseitiges Briefing geschrieben: drei Anwendungsfälle, Anforderungen an Datenschutz, eine Risikoliste und 19 Fragen an mich.

Das war kein Lastenheft im klassischen Sinn. Aber es war das Beste, was mir ein Kunde je zu einem Erstgespräch mitgebracht hat. Und es hat die Arbeit verändert.

Was drinstand

Drei Dinge wollte er:

• Vertrags- und ERP-Analyse. Welche Wartungsverträge sind unwirtschaftlich, welche alt, wo bricht das Volumen ein, wo gibt es Rechnungen unter zehn Euro, die mehr kosten als sie bringen. Dazu Wiedervorlagen, damit nichts mehr vergessen wird.
• Wissensassistent für die Technik. Fehlercodes, Servicemanuals, Ersatzteilkompatibilität, frühere Servicefälle. Jede Antwort mit Quelle und Seitenzahl.
• Angebotsassistent für den Vertrieb. Aus einem Satz ein fertiges Angebot mit Zubehör, Wartung, Leasingraten und Marge.

Dazu die Fragen, die man sich von jedem Kunden wünscht: Was geht mit Standardbausteinen, was muss individuell gebaut werden? Wie wird verhindert, dass die KI Preise erfindet? Können wir Quellcode und Daten übernehmen, wenn Sie ausfallen?

Wie das Konzept entstanden ist

Am selben Tag, am eigenen KI-Arbeitsplatz. Das Briefing rein, dann Schritt für Schritt: Reihenfolge der Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko. Architektur. Ablauf je Pilot als Grafik. Antworten auf alle 19 Fragen. Kosten in Stunden, nicht in Pauschalen. Nächste Schritte als Checkliste.

Die Architektur ist dieselbe, die bei mir seit Monaten läuft: ein eigener Server in Deutschland, per Site-to-Site-VPN an den Standort gebunden, Open WebUI als Oberfläche, kurze Python-Werkzeuge statt Workflow-Baukasten, Embeddings lokal auf CPU, Sprachmodelle nur von EU-Anbietern und nur mit pseudonymisierten Daten. Keine GPU. Der Unterschied zu meinem Arbeitsplatz: Statt meiner Demo-Daten hängt sein ERP dran, lesend.

Die drei Entscheidungen, die man nicht googelt

Das Konzept selbst ist Handwerk. Interessant sind die Stellen, an denen man Nein sagen muss.

Nicht ins fremde ERP schreiben. Der Kunde hätte gern, dass Wiedervorlagen und Angebote direkt im ERP landen. Verständlich. Aber ich kenne sein ERP nicht, es gibt keine Schema-Dokumentation, und ein falsch gesetzter Datensatz in einer Vertragstabelle ist ein Schaden, den niemand bezahlt. Also: Das KI-System schreibt in eigene Tabellen, die Übernahme ins ERP läuft über dessen Importfunktion oder eine dokumentierte Herstellerschnittstelle. Punkt. Das steht so im Konzept, mit Begründung.

Die Quellcode-Frage gegen die eigenen AGB prüfen. Er fragte, ob er den Quellcode übernehmen kann. Meine AGB sagen: Quellcode bleibt beim Auftragnehmer. Das Konzept sagte zunächst das Gegenteil. Aufgefallen ist es, weil ich die AGB in den Chat geladen habe. Ergebnis: eine projektbezogene Abweichung, unbefristetes Nutzungsrecht inklusive Quellcode für den eigenen Betrieb, kein Weiterverkauf. Das ist bei Individualentwicklung für kleine Betriebe fair, und es beantwortet seine Frage nach dem Ausfallrisiko ehrlich.

Kein Angebot verschicken, obwohl eines fertig war. Der Kunde hatte die Handwerkskammer erwähnt. Eine kurze Recherche in der aktuellen Richtlinie: Das Projekt passt in ein Landesförderprogramm für KI und Datenanalyse, bis zu 50 Prozent Zuschuss. Der Haken steht im Kleingedruckten: Als Maßnahmebeginn gilt der erteilte Auftrag, und was vor dem Antrag begonnen wurde, ist nicht förderfähig. Hätte ich ein Angebot geschickt und er hätte es angenommen, wäre der Zuschuss weg gewesen. Also bekommt er ein Konzept mit dem Vermerk „unverbindlich, kein Angebot“, der Antrag geht zuerst raus, das Angebot danach.

Was am Ende rausging

Zwei Dateien aus derselben Quelle. Ein PDF für den Kunden, 16 Seiten A4, mit Deckblatt, vier Grafiken, Kostentabelle, Förderhinweis und Checkliste. Und eine Markdown-Datei für die Entwicklung: harte Regeln (ERP nur lesend, Zahlen rechnet Code, Pseudonymisierung vor jedem API-Aufruf), Repo-Struktur, Datenmodell, Aufgaben je Phase, Abnahmekriterien. Die zweite Datei liegt später im Projekt-Repo und steuert den Coding-Assistenten. Nichts geht beim Übergang vom Konzept zur Umsetzung verloren, weil es keinen Übergang gibt.

Was ich daraus mitnehme

Der Kunde, der mit einem KI-geschriebenen Briefing kommt, wird häufiger. Das ist gut. Er hat seine Hausaufgaben gemacht, die Fragen sind präzise, die Erwartungen sind realistisch, weil seine KI ihm die Risiken gleich mitgeliefert hat. Was er nicht hat, ist die Erfahrung, welche der 19 Fragen die wichtige ist. Es war die nach dem Quellcode, und die Antwort darauf stand in meinen eigenen AGB.

Beratung verschiebt sich. Weniger Aufnehmen, mehr Entscheiden.

Alle Angaben zum Kunden anonymisiert. Die Grafiken stammen aus dem Konzept, Standort- und Firmennamen sind entfernt.