Wer kennt es nicht im handwerklichen und technischen Außendienst? Die Montage ist erfolgreich abgeschlossen, doch dann beginnt die lästige Pflicht: Ein Papierbericht muss handschriftlich ausgefüllt werden. Zurück im Büro wird dieser Bericht mühsam abgetippt, Dokumentationsfotos müssen vom Smartphone mühselig den richtigen Kundenordnern zugeordnet werden und nicht selten sind Unterschriften oder Notizen kaum noch entzifferbar.
Genau vor dieser Herausforderung stand auch unser Kunde, die FRANK Schlüssel- und Sicherheitstechnik GmbH & Co. KG. Das Ziel war klar: Der Prozess musste digitalisiert werden – aber ohne sich in starre Standard-Software oder teure Cloud-Abo-Fallen zu begeben.
Die Lösung: Eine smarte, maßgeschneiderte Web-App
Wir haben für FRANK eine Web-Applikation entwickelt, die exakt auf die Bedürfnisse der Monteure und der Verwaltung zugeschnitten ist. Der bisherige Papierbericht wurde vollständig digitalisiert und läuft nun reibungslos auf Tablets, Smartphones und Desktop-PCs.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Offline-Fähigkeit: Der wohl wichtigste Punkt im Arbeitsalltag. Monteure haben im tiefsten Technikraum oft keinen Empfang. Die App funktioniert zu 100 % offline und synchronisiert die Daten automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
- Blitzschneller Login: Keine komplizierten Passwörter auf der Baustelle – die Anmeldung erfolgt einfach per QR-Code oder Gesichtserkennung.
- Integrierte Fotodokumentation: Fotos werden direkt in der App aufgenommen und automatisch dem jeweiligen Bericht zugeordnet.
- Digitale Signatur: Der Kunde unterschreibt die abgenommene Leistung bequem mit dem Finger oder Stift direkt auf dem Tablet-Bildschirm.
Automatisierung, die der Verwaltung Zeit spart
Sobald der Bericht abgeschlossen und synchronisiert ist, übernimmt die Automatisierung im Hintergrund: Die App generiert ein sauberes PDF im Firmendesign. Über einen cleveren Workflow werden dieses PDF und die dazugehörigen Fotos vollautomatisch und perfekt strukturiert im bestehenden Microsoft OneDrive des Unternehmens abgelegt. Die Verwaltung muss nichts mehr abtippen oder verschieben.
Das sagt unser Kunde
Das schönste Feedback ist natürlich das der Menschen, die die Lösung täglich nutzen. Oliver Poppel von FRANK Schlüssel- und Sicherheitstechnik fasst die Zusammenarbeit so zusammen:
„Durch die maßgeschneiderte App gehören unleserliche Papierzettel und mühsames Abtippen endgültig der Vergangenheit an. Besonders wichtig war für uns die Offline-Fähigkeit in den Technikräumen und dass die fertigen Berichte automatisch als PDF samt Fotos sauber strukturiert in unserem Firmen-OneDrive landen. Eine durchdachte Lösung, die uns extrem viel Zeit spart. Besonders begeistert hat uns auch die schnelle und unkomplizierte Art der Umsetzung – Herr Böhm hat unseren Prozess von Anfang an perfekt durchdacht.“ – Oliver Poppel, FRANK Schlüssel- und Sicherheitstechnik GmbH & Co. KG
Volle Datenkontrolle ohne Abo-Fallen
Bei der Umsetzung setzen wir auf eine leistungsstarke und moderne Architektur. Das Besondere daran: Die Kernanwendung wird autark betrieben. Das bedeutet absolute Datensouveränität für unseren Kunden. Es gibt keine versteckten laufenden Cloud-Abonnements pro Nutzer und das System lässt sich jederzeit individuell erweitern – zum Beispiel durch eine direkte Anbindung an eine bereits bestehende Handwerker- oder ERP-Software.
Fazit: Digitalisierung im Handwerk darf unkompliziert sein
Die Zusammenarbeit mit FRANK zeigt: Moderne Digitalisierung im Handwerk und Außendienst muss nicht kompliziert sein. Eine durchdachte, exakt auf den Prozess zugeschnittene Lösung wird von den Mitarbeitern sofort akzeptiert, spart ab dem ersten Tag spürbar Zeit und schont die Nerven aller Beteiligten.
Sind Sie auch genervt von der Zettelwirtschaft in Ihrem Betrieb? Lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen, wie wir Ihre Prozesse digitalisieren und vereinfachen können. Nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf – ich berate Sie gerne!